Avec l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) au sein de l’Union européenne, les entreprises doivent désormais se conformer à une série de règles strictes et transparentes pour garantir la protection des données personnelles de leurs clients et employés. Cet article vise à présenter les principales responsabilités des sociétés en matière de RGPD et à donner un aperçu des bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer la conformité.

Les responsabilités liées au traitement des données personnelles

Dans le cadre du RGPD, les organisations qui traitent des données personnelles sont considérées comme étant soit des responsables du traitement, soit des sous-traitants. Les responsables du traitement sont ceux qui déterminent les finalités et les moyens du traitement, tandis que les sous-traitants agissent pour le compte et selon les instructions du responsable du traitement. Ces deux catégories d’acteurs ont des obligations spécifiques à respecter.

Responsabilités des responsables du traitement

Les entreprises qui agissent en tant que responsables du traitement doivent notamment :

• Mettre en place une politique de protection des données conforme aux exigences du RGPD, incluant la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
• Informer clairement et simplement les personnes concernées (titulaires des données) de leurs droits et des traitements auxquels leurs données sont soumises.
• Obtenir le consentement des titulaires des données pour les traitements nécessitant une base légale.
• Mettre en place des procédures pour répondre aux demandes d’exercice des droits des titulaires (accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement, portabilité des données).
• Maintenir un registre de traitements détaillant les activités de traitement réalisées sous leur responsabilité.
• Désigner un délégué à la protection des données (DPO) si nécessaire.

Responsabilités des sous-traitants

Les sociétés qui agissent en tant que sous-traitants doivent notamment :

• Traiter les données personnelles uniquement selon les instructions du responsable du traitement.
• Mettre en place des mesures de sécurité adaptées pour protéger les données traitées.
• S’assurer que leurs propres sous-traitants respectent les mêmes obligations en matière de protection des données.
• Aider le responsable du traitement à répondre aux demandes d’exercice des droits des titulaires dans la mesure du possible.

L’obligation de coopération avec les autorités de contrôle

Les entreprises doivent également coopérer avec les autorités nationales de protection des données (CNIL en France) dans l’exercice de leurs missions. Cela inclut notamment la communication des informations nécessaires pour démontrer la conformité avec le RGPD, ainsi que la notification des violations de données personnelles dans les 72 heures suivant leur découverte.

Les études d’impact et la consultation préalable

Dans certains cas, les entreprises doivent réaliser une étude d’impact sur la protection des données (EIPD) avant de mettre en œuvre un traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette étude doit notamment contenir une description du traitement envisagé, une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité du traitement, ainsi qu’une évaluation des risques pour les titulaires des données et les mesures prévues pour y faire face.

Si l’EIPD révèle que le traitement présente un risque élevé qui ne peut être atténué, l’entreprise doit consulter l’autorité nationale de protection des données avant de procéder au traitement.

Bonnes pratiques pour assurer la conformité au RGPD

Pour assurer la conformité au RGPD, les entreprises peuvent mettre en œuvre plusieurs bonnes pratiques :

• Former régulièrement les employés aux exigences du RGPD et aux politiques internes de protection des données.
• Mettre en place une gestion centralisée des consentements et des demandes d’exercice des droits des titulaires.
• Réaliser des audits internes et externes pour vérifier la conformité aux obligations du RGPD et identifier les éventuels écarts.
• Intégrer la protection des données dès la conception (privacy by design) et par défaut (privacy by default) dans les projets et les processus de l’entreprise.
• Documenter et maintenir à jour les procédures internes de traitement des données personnelles, ainsi que le registre des traitements.

Au-delà de ces bonnes pratiques, il est essentiel pour les entreprises de développer une véritable culture de protection des données, impliquant l’ensemble des collaborateurs et prenant en compte les enjeux spécifiques de chaque secteur d’activité.

Ainsi, le RGPD impose aux entreprises un ensemble de responsabilités visant à garantir la protection des données personnelles des citoyens européens. En se conformant à ces exigences et en adoptant une démarche proactive, les sociétés peuvent non seulement éviter d’éventuelles sanctions financières, mais également renforcer leur réputation et la confiance de leurs clients et partenaires dans un contexte où la protection des données est un enjeu majeur.